Personal Data Protection Notice (External)

This Personal Data Protection Notice (“Notice”) sets out how Exitra Sdn Bhd (“Company”) collects, uses and protects the Personal Data of their business partners, customers and prospective customers, and such other persons whose Personal Data have been provided to the Company. This Notice is prepared in accordance with the requirements of the Malaysian Personal Data Protection Act 2010.

  1. Personal Data

    1. The “Personal Data” that you provide or have provided to the Company includes your name, contact details, address, email address, NRIC number or passport number, gender, age, date of birth, job title, particulars of your spouse or family members, and any information which relates directly or indirectly to you, from which you may be identified or may be identifiable from that information, which is collected, recorded, held or stored by the Company.

    2. In addition to the Personal Data that you provide to the Company directly (whether at events, seminars or conferences held by the Company or at the time of your participation in survey conducted by the Company or at the time of having any business transaction with the Company), the Company may also collect your Personal Data from various other lawful sources.
  2. Purpose Of Processing Of Personal Data

    1. Your Personal Data will be used and processed by the Company for the purposes as described below:
      1. for preparing and executing all such instruments, documents and agreements necessary for purpose of entering into transactions with the Company;
      2. to enable the Company to carry out or perform any services or functions for the purposes of responding to your inquiry or processing your order;
      3. for registration as the Company’s list of business partners or prospective customers;
      4. for the Company’s internal administrative purposes;
      5. for delivering important notices in relation to any changes of the Company’s terms, conditions or business/sale policies that may affect you;
      6. for the Company to communicate with you or contact you for all purposes set out above; and
      7. for the Company to comply with any legal or regulatory requirements relating to the Company’s provision of services and products under the requirements of any applicable laws, regulations, by-laws, guidelines, directions or any court order applicable to the Company.

    2. It is voluntary for you to supply your Personal Data to the Company. However, if you do not provide your Personal Data, the Company may not be able to:
      1. carry out effectively the business transactions with you;
      2. provide you with the services that you requested from the Company;
      3. provide you with the notices, invites or materials that you requested from the Company, whether or not in relation to the Company’s events; or
      4. communicate effectively with you.

    3. The Company may also process your personal data for the purposes as follows:
      1. for delivery to you invites to the Company’s events, promotional materials, advertisements for marketing purposes or any specific information about our products and services; or
      2. for sharing with our worldwide affiliates to better understand your business needs and better improvement of our products and services;

    4. The Company shall communicate with you, for the purposes set out in paragraphs 2.1 and 2.3 above, either by way of email, SMS or ordinary mail.

    5. If you do not agree to the Company processing your Personal Data for any of the purposes set out in paragraph 2.3, please notify the Company by contacting the Company via the contact details set out in paragraph 6.1 below.

  3. Disclosure Of Personal Data

    1. Your Personal Data provided to the Company or obtained by the Company shall be kept confidential by the Company. However, it may be necessary for the Company to disclose and transfer your Personal Data to the following parties:
      1. third party companies, entities or service providers engaged by the Company to perform certain services on the Company’s behalf, including the following:
        1. insurance providers;
        2. storage facility providers;
        3. external advisors and other professional advisors, such as auditors and legal firms;
        4. contractors or sub-contractors;
        5. such other service provider that may be appointed by the Company.

    2. The Company shall also disclose and transfer the information to any relevant statutory bodies, regulatory bodies, local authorities and/or other governmental authorities where required, and any such person to whom the Company is required to do so pursuant to a direction or order of such statutory bodies, regulatory bodies, local authorities and/or other governmental authorities.

    3. The Company may also disclose your Personal Data to our worldwide affiliates or related companies within our group, whether within or outside of Malaysia, where it is necessary or appropriate to enable the Company to better understand your business needs and better improvement of our products and services, and/or for purposes of data storage or processing.

  4. Email and Website

    1. Any Personal Data provided via your registration through the Company’s Website and any Personal Data contained in the emails and ‘Contact Us’ messages sent via the Company’s Website to the Company shall be used and processed in the manner set out in this Notice. The content of the messages shall be strictly monitored by the Company.

    2. If you do not wish for your Personal Data to be collected via cookies on the Website, please configure your internet browser to delete or deactivate cookies.

    3. The Company’s Website may contain links to other sites and pages not owned by the Company. The Company shall not be responsible for any Personal Data or information that you may provide to other entity via such links.

  5. Security And Retention Of Personal Data

    1. Your Personal Data provided to the Company or obtained by the Company shall be kept secured by the Company through reasonable and appropriate administrative and security measures and procedures to prevent any unauthorized or unlawful processing, loss of or damage to, your Personal Data.

    2. Any Personal Data provided by you to the Company shall be retained by the Company for as long as the fulfillment of the purposes stated in paragraphs 2.1 and/or 2.3 above is required, or if such retention is necessary pursuant to any legal, regulatory or accounting requirements.

  6. Request For Access And Inquiries

    1. We take reasonable steps to ensure that your Personal Data provided to us is accurate. However, you may at any time hereafter request for access to, or request for rectification or correction of your Personal Data, or limit the processing of your Personal Data by the Company, as the case may be, however subject to the exceptions and restrictions as may be contained under the applicable law. If you wish to do so, please contact:

      Marketing Department
      Exitra Sdn Bhd
      Unit 8-01 Level 8, Menara LGB
      No. 1, Jalan Wan Kadir
      Taman Tun Dr. Ismail
      60000 Kuala Lumpur
      +60 3 2788 9308

      You may also contact the Company via the above contact details if you have any inquiries or complaints in respect of your Personal Data provided to the Company.

    2. Please note that the Company has the right to refuse your request to access and/or make any correction to your Personal Data to the extent permitted under the applicable law.

  7. Amendment To Notice

    The Company reserves the right to amend or modify this Notice from time to time without prior notice to you.

For further information on Exitra Data Protection, please refer to or


Ini adalah Notis Perlindungan Data Peribadi ("Notis") menerangkan bagaimana Exitra Sdn Bhd ("Syarikat") mengumpul, menggunakan dan melindungi Data Peribadi rakan kongsi perniagaan mereka, pelanggan dan bakal pelanggan, dan mana-mana orang lain yang Data Peribadinya telah disediakan untuk syarikat. Notis ini disediakan selaras dengan keperluan Akta Perlindungan Data Peribadi Malaysia 2010.


    1. "Data Peribadi" yang anda berikan atau telah diberikan kepada Syarikat termasuk nama anda, nombor telefon, alamat, alamat e-mel, nombor kad pengenalan atau nombor pasport, jantina, umur, tarikh lahir, jawatan, butir-butir ahli pasangan atau keluarga anda, dan apa-apa maklumat yang berkaitan secara langsung atau tidak langsung kepada anda, dari mana anda boleh dikenal pasti atau mungkin boleh dikenal pasti daripada maklumat itu, yang dikumpul, direkodkan, dipegang atau disimpan oleh Syarikat.

    2. Selain daripada Data Peribadi yang anda berikan kepada Syarikat secara langsung (sama ada di acara-acara, seminar atau persidangan yang diadakan oleh Syarikat atau pada masa penyertaan anda dalam tinjauan yang dijalankan oleh Syarikat atau pada masa mempunyai apa-apa transaksi perniagaan dengan syarikat), syarikat juga mungkin mengumpul Data peribadi anda daripada pelbagai sumber lain yang sah.

    1. Data Peribadi anda akan digunakan dan diproses oleh Syarikat bagi tujuan seperti yang dinyatakan di bawah:
      1. untuk menyediakan dan melaksanakan semua surat cara itu, dokumen dan perjanjian perlu bagi tujuan membuat urus niaga dengan Syarikat;
      2. untuk membolehkan Syarikat untuk menjalankan atau melaksanakan apa-apa perkhidmatan atau fungsi bagi maksud menjawab pertanyaan anda atau memproses pesanan anda;
      3. untuk pendaftaran sebagai senarai Syarikat rakan kongsi perniagaan atau bakal pelanggan;
      4. untuk tujuan pentadbiran dalaman Syarikat;
      5. untuk menyampaikan notis penting berhubung dengan apa-apa perubahan terma, syarat Syarikat atau dasar perniagaan / jualan yang boleh memberi kesan kepada anda;
      6. untuk Syarikat untuk berkomunikasi dengan anda atau menghubungi anda untuk semua tujuan yang dinyatakan di atas; dan
      7. bagi Syarikat untuk mematuhi mana-mana undang-undang atau peraturan yang berkaitan dengan peruntukan Syarikat perkhidmatan dan produk di bawah kehendak mana-mana undang-undang, peraturan, undang-undang, garis panduan, arahan atau apa-apa perintah mahkamah yang terpakai kepada Syarikat.

    2. Ia adalah secara sukarela anda membekalkan Data Peribadi anda kepada Syarikat. Walau bagaimanapun, jika anda tidak memberikan Data Peribadi anda, Syarikat mungkin tidak dapat:
      1. menjalankan transaksi perniagaan dengan anda secara berkesan;
      2. menyediakan anda dengan perkhidmatan yang anda minta daripada Syarikat;
      3. menyediakan anda dengan notis, menjemput atau bahan yang anda minta daripada Syarikat, sama ada atau tidak berhubung dengan peristiwa Syarikat; atau
      4. berkomunikasi secara berkesan dengan anda.

    3. Syarikat juga boleh memproses data peribadi anda untuk tujuan berikutnya:
      1. untuk penghantaran undangan kepada anda ke acara Syarikat, bahan-bahan promosi, iklan untuk tujuan pemasaran atau apa-apa maklumat khusus mengenai produk dan perkhidmatan kami; atau
      2. untuk berkongsi dengan sekutu kami di seluruh dunia untuk lebih memahami keperluan perniagaan anda dan peningkatan yang lebih baik produk dan perkhidmatan kami;

    4. Syarikat akan berkomunikasi dengan anda, bagi maksud yang dinyatakan dalam perenggan 2.1 dan 2.3 di atas, sama ada melalui e-mel, SMS atau mel biasa.

    5. Jika anda tidak bersetuju kepada Syarikat memproses Data Peribadi anda bagi mana-mana maksud yang dinyatakan dalam perenggan 2.3, sila memberitahu Syarikat dengan menghubungi Syarikat melalui maklumat perhubungan yang dinyatakan dalam perenggan 6.1 di bawah.


    1. Data Peribadi anda diberikan kepada Syarikat atau diperolehi oleh Syarikat hendaklah dirahsiakan oleh Syarikat. Walau bagaimanapun, ia perlu bagi Syarikat untuk mendedahkan dan memindahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak berikut:
      1. syarikat-syarikat pihak ketiga, entiti atau pembekal perkhidmatan yang dilantik oleh Syarikat untuk melaksanakan perkhidmatan tertentu bagi pihak Syarikat, termasuk yang berikut:
        1. penyedia insurans;
        2. pembekal kemudahan simpanan;
        3. penasihat luar dan penasihat profesional yang lain, seperti juruaudit dan firma undang-undang;
        4. kontraktor atau sub-kontraktor;
        5. pemberi perkhidmatan lain seperti yang ditetapkan oleh Syarikat.

    2. Syarikat boleh mendedahkan dan memindahkan maklumat kepada mana-mana badan berkanun berkaitan, badan kawal selia, pihak berkuasa tempatan dan / atau pihak berkuasa kerajaan yang lain di mana perlu, dan mana-mana orang yang kepadanya Syarikat dikehendaki untuk berbuat demikian menurut arahan atau perintah badan-badan berkanun, badan kawal selia, pihak berkuasa tempatan dan / atau pihak berkuasa kerajaan yang lain.

    3. Syarikat juga mungkin mendedahkan Data Peribadi anda kepada sekutu kami di seluruh dunia atau syarikat-syarikat berkaitan dalam kumpulan kami, sama ada di dalam atau di luar Malaysia, di mana ia adalah perlu atau sesuai bagi membolehkan Syarikat untuk lebih memahami keperluan perniagaan anda dan peningkatan yang lebih baik daripada produk kami dan perkhidmatan dan / atau untuk tujuan penyimpanan atau pemprosesan data.


    1. Sebarang Data Peribadi yang diberikan melalui pendaftaran anda melalui laman web Syarikat dan mana-mana Data Peribadi yang terkandung dalam e-mel dan mesej 'Hubungi Kami' yang dihantar melalui laman web Syarikat untuk Syarikat akan digunakan dan diproses mengikut cara yang dinyatakan di dalam Notis ini. Kandungan mesej hendaklah dipantau ketat oleh Syarikat.

    2. Jika anda tidak ingin Data Peribadi anda dikumpulkan melalui cookies di laman web ini, sila mengkonfigurasi pelayar internet anda untuk memadam atau menyahaktifkan cookies.

    3. Laman Web Syarikat mungkin mengandungi pautan ke laman web dan halaman tidak dimiliki oleh Syarikat lain. Syarikat tidak akan bertanggungjawab untuk apa-apa Data Peribadi atau maklumat yang anda boleh berikan kepada entiti lain melalui pautan tersebut.


    1. Data Peribadi Anda diberikan kepada Syarikat atau diperolehi oleh Syarikat akan disimpan dijamin oleh Syarikat melalui langkah-langkah dan prosedur pentadbiran dan keselamatan yang munasabah dan sesuai untuk mengelakkan mana-mana pemprosesan yang tidak dibenarkan atau menyalahi undang-undang, kehilangan atau kerosakan kepada, Data Peribadi anda.

    2. Mana-mana Data Peribadi yang diberikan oleh anda kepada Syarikat hendaklah disimpan oleh Syarikat selama yang memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam perenggan 2.1 dan / atau 2.3 di atas diperlukan, atau jika pengekalan itu adalah menurut yang perlu kepada mana-mana undang-undang, peraturan atau keperluan perakaunan.


    1. Kami mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan bahawa Data Peribadi anda yang diberikan kepada kami adalah tepat. Walau bagaimanapun, anda boleh pada bila-bila masa sesudahnya meminta akses kepada, atau meminta untuk pembetulan atau pembetulan Data Peribadi anda, atau menghadkan pemprosesan Data Peribadi anda dengan Syarikat, mengikut mana-mana yang berkenaan, bagaimanapun tertakluk kepada pengecualian dan sekatan yang yang terkandung di bawah undang-undang yang terpakai. Jika anda ingin berbuat demikian, sila hubungi:

      Jabatan Pemasaran
      Exitra Sdn Bhd
      Unit 8-01 Level 8, Menara LGB
      No. 1, Jalan Wan Kadir
      Taman Tun Dr. Ismail
      60000 Kuala Lumpur
      +60 3 2788 9308

      Anda juga boleh menghubungi Syarikat melalui butiran hubungan di atas jika anda mempunyai sebarang pertanyaan atau aduan berkenaan dengan Data Peribadi anda yang diberikan kepada Syarikat.

    2. Sila ambil perhatian bahawa Syarikat mempunyai hak untuk menolak permintaan anda untuk mengakses dan / atau membuat sebarang pembetulan terhadap Data Peribadi anda kepada setakat dibenarkan di bawah undang-undang yang terpakai.


    Syarikat mempunyai hak untuk meminda atau mengubah suai Notis ini dari semasa ke semasa tanpa notis terdahulu kepada anda.

Untuk maklumat lanjut mengenai Perlindungan Data Exitra, sila rujuk kepada or